Se você é empreendedor e busca se destacar no mercado – que é cada vez mais concorrido – ter eficiência nos processos do seu negócio, além de organização e muito comprometimento são questões imprescindíveis.

Todo empreendedor sabe que administrar um negócio, seja físico ou online não é uma tarefa fácil, quem inicia nessa jornada acaba encontrando uma série de dificuldades cotidianas, para que a empresa funcione com excelência. 

Essas barreiras acabam se mostrando maiores quando os processos do negócio são conduzidos de forma manual – o que limita as opções e aumenta a incidência de erros, colocando a empresa em situação de descontrole, com gargalos no atendimento ou sem saber o que entra e sai no seu caixa, nem como está o estoque.

Com informações soltas e bagunçadas, seu negócio acaba perdendo prazos, não atende às expectativas do seu cliente e incorre em prejuízos. 

Mas essas barreiras caem por terra se sua empresa conta com um sistema ou software ERP (Enterprise Resource Planning), criado e pensado para automatizar e gerir melhor os recursos de uma empresa.

ERP é um sistema de gestão que, além de ser indicado para as questões acima, sua implementação pode ajudar no crescimento da empresa e diminuir custos operacionais.

Você é empreendedor iniciante e vem passando por dificuldades para gerir seu negócio? Então leia o artigo de hoje até o final e entenda como um ERP auxilia (e muito!) no crescimento e expansão do seu negócio.

O que é ERP, como funciona e mais!

O ERP, também conhecido como Planejamento de Recursos da Empresa, é um sistema de gestão que integra dados e informações em uma única plataforma, como um software de gestão que unifica informações e facilita o fluxo de trabalho entre as áreas de um negócio.

Ele atua considerando que cada departamento necessita de uma ferramenta para gerar seus relatórios e executar as tarefas rotineiras, possibilitando a centralização do fluxo de trabalho, alinhando a comunicação de todas as áreas e facilitando tomadas de decisão mais assertivas.

Ou seja, em vez de cada departamento da empresa atuar com um software diferente, o ERP concentra todas as informações em um único local, com acesso total às informações, conferindo à empresa toda a autonomia necessária para a execução de tarefas rotineiras, interligando a comunicação.

Como funciona o sistema ERP?

A grosso modo, um sistema ERP funciona como um banco de dados estruturado de uma empresa, no qual todas as informações ficam armazenadas e disponibilizadas em uma única plataforma, administrando os acessos entre os diferentes níveis hierárquicos e necessidades dos colaboradores.

Ele permite que todo o volume de informações fique organizado com facilidade para consultas, pesquisas e análises, com toda a segurança necessária para visualização dos arquivos e acesso aos dados do negócio.

O ERP é um software de gestão empresarial que funciona de forma a facilitar os processos em diversas partes da empresa, como:

• Financeiro;
• Cadastro de clientes e fornecedores;
• Estoque;
• Integração para e-commerce;
• Vendas;
• Recursos humanos;
• Frente de caixa;
• Emissão de notas fiscais;
• Logística;
• Entre outros.

Ele proporciona automação nos processos, fazendo com que sua empresa economize tempo, recursos e aumente a produtividade – o que nos leva a abordar a importância de contar com um sistema assim no tópico seguinte.

Qual a importância de ter um ERP no seu negócio?

Além das vantagens que citamos acima, o mais importante de contar com o ERP em seu negócio é que ele possibilita múltiplas funcionalidades e ferramentas de controle que facilitam a identificação de pontos de falhas no processo para efetuar as devidas melhorias e tomar decisões com informações mais concretas, gerando estratégias mais assertivas.

Quando os processos de uma empresa são realizados por meio de um sistema ERP, as etapas são concluídas em um ritmo mais ágil, o que impacta positivamente na satisfação do seu cliente e nos resultados da empresa.

Outro ponto de importância é que cada setor do negócio pode preencher os dados no sistema que são pertinentes ao seu departamento de maneira independente, de forma que o gestor possa ter uma visão geral de cada segmento e fazer um cruzamento de dados para tomar decisões estratégicas. 

O ERP unifica todas as informações relevantes para que haja um pleno funcionamento da empresa, tais como:

• Entradas e saídas financeiras;
• Datas;
• Prazos;
• Pagamentos;
• Entre outros serviços que elevam o patamar do seu negócio.

Vantagens de utilizar um ERP

O cotidiano de uma empresa invariavelmente gera um grande fluxo de informações que precisa ser devidamente controlado e organizado, o que se torna mais fácil e assertivo ao adotar um sistema ERP.

Sendo ele uma solução que padroniza processos e diminui os riscos relacionados a falhas nos dados (duplicidade, falta de informações etc.), as informações obtidas são de alta confiabilidade, dando aos gestores ferramentas preciosas para manutenção do negócio.

Essa é apenas uma das vantagens de utilizar um ERP na sua empresa, por isso selecionamos mais algumas que são indispensáveis a qualquer negócio.

Melhora na organização

Esse é o principal fator que leva pequenos e médios empreendedores a adquirirem um sistema ERP, pois manter a organização dos processos é algo fundamental para um bom planejamento.

Uma vez que todas as informações do negócio ficam centralizadas e disponíveis para acesso rápido e fácil, culmina na otimização do tempo.

Economia de recursos e baixo custo de implementação

O custo operacional de um negócio pode tornar-se bem alto se o empreendedor não otimizar e integrar processos e recursos disponíveis – o que ocorre ao utilizar diversos sistemas para controle de uma única empresa.

O ERP ajuda a centralizar as operações, evitando os custos extras de operar múltiplas plataformas e evita informações desencontradas e erros que gerem prejuízos.

Muitos softwares ERP oferecem planos que cabem no bolso das mais diversas empresas e portes, o que significa que com um baixo custo de implementação sua empresa já pode contar com as vantagens de um sistema assim.

Informações seguras e confiáveis

Informações em um negócio valem mais do que ouro, pois elas são um dos elementos mais importantes para que a equipe gestora analise a performance da empresa e veja se os resultados estão sendo satisfatórios.

Um ERP gera dados precisos e centralizados sobre cada setor da empresa, dando à gestão mais segurança para realizar análises e tomar decisões, facilitando inclusive o encontro de inconsistências, corrigindo-as rapidamente.

Esse software ainda mantém em segurança as informações da empresa, garantindo a proteção dos dados ali contidos.

Integração entre os setores

A comunicação entre os setores do seu negócio pode ter uma melhoria significativa com a integração dos processos possibilitados pelo ERP, conferindo efetividade nas operações, reduzindo o tempo de espera e com conclusão das tarefas mais ágil. 

Com os processos da empresa centralizados, o compartilhamento de informações entre os setores fica mais fácil e melhora o fluxo de trabalho, oferecendo facilidade de comunicação e culminando em uma rotina de trabalho mais fluida, aumentando a produtividade da equipe.

Como essas vantagens do ERP podem auxiliar no crescimento da sua empresa?

O ERP abarca funcionalidades tecnológicas que podem facilitar a rotina de trabalho do seu negócio e trazer resultados positivos para a sua empresa, auxiliando nas atividades e organizando a rotina, mantendo o trabalho da equipe sempre otimizado, com informações mais confiáveis e melhora na qualidade de cada processo. 

Isso coloca a organização em um nível altíssimo, com os respectivos registros fornecidos pelos colaboradores, de forma que todas as informações estejam unificadas e tenham um histórico de modificações completo, possibilitando aos gestores tomar decisões bem acertadas.

Ou seja, todos os setores da sua empresa são imensamente beneficiados com a ajuda de um sistema ERP e consequentemente, todo o processo ganha eficiência.

Quais empresas podem usar um sistema ERP?

A atuação do ERP é bastante democrática e pode ser aplicada a diversos setores e portes de empresas. Confira!

Porte da empresa

O uso de um ERP é recomendado para empresas de qualquer porte, porque o sistema ajuda as empresas a crescer, pela organização e aumento da produtividade das equipes que proporciona.

Novas empresas

Se você está começando seu negócio, a utilização de um ERP já na largada é uma ótima opção, pois desde o início, as informações já estarão reunidas, atualizadas e disponíveis sempre que necessário.

Pequenas empresas em crescimento

Ao substituir as anotações manuais e as planilhas pelo ERP, a gestão fica mais eficiente, dando a oportunidade de investir mais tempo para administrar o negócio e menos tempo perdido com burocracias e verificação da veracidade de informações.

Empresas médias em evolução

Como o ERP proporciona uma conexão entre os setores, as informações obtidas são palpáveis e organizadas em um único local, para que todas as áreas consigam utilizá-las com eficiência para suas demandas.

Grandes empresas

Os ERPs podem ser um grande suporte em grandes operações, pois aliados a dashboards e funções analíticas, Inteligência Artificial (IA), Machine Learning e automação inteligente, eles conseguem integrar o banco de dados pré-existentes e modernizar os sistemas e processos da empresa.

Setor da empresa

Independentemente do setor em que seu negócio atua, o ERP é essencial para a organização, evitando erros nas informações ou gargalos operacionais.

E-commerce

O ERP em um e-commerce automatiza processos diários de vendas online, como a emissão de notas fiscais, etiquetas de envio e atualização de estoque.

Ele possibilita ainda a integração com marketplaces, trabalho com ou sem estoque próprio, controle de expedição e mais, minimizando falhas que podem gerar uma má experiência ao consumidor.

Indústria

Para a indústria, o ERP ajuda no controle de estoque de matéria-prima, no processo de produção, nos cadastros padronizados de fornecedores, na emissão de boletos e NF, além de uma ampla gama de funções que tornam o sistema único para gerir os processos desde a matéria-prima até o consumidor final.

Serviços

A ajuda do ERP nesse setor atua na organização de ordens de serviços, contratos, emissão de NFS-e, propostas comerciais. Tudo isso de forma a simplificar tarefas, fluxos e registros, além do planejamento financeiro da empresa a fim de simplificar a prestação de serviços.

Comércio

O ERP fornece funções para o comerciante como a integração com frente de caixa (PDV), cadastro de fornecedores, gestão de ordens de compra, precificação correta, propostas comerciais e pedidos de vendas. Afinal, são tantas atribuições e pontos de atenção no cotidiano de um comércio que esse sistema mostra-se essencial nas diversas etapas deste negócio.

Planilha ou ERP — qual a melhor opção?

Embora as duas ferramentas mostram-se eficientes de acordo com a necessidade e as particularidades de cada negócio, é importante saber distingui-las, por isso, veja abaixo as peculiaridades de cada opção.

Planilha

• O registro em planilhas é mais complexo e não possibilita a integração dos processos em diversos canais de vendas;
•  A inserção de dados é manual, tornando mais lenta a execução das atividades e havendo risco de corrupção de arquivos e perda de informações importantes;
• A manutenção da planilha demanda tempo e são necessários muitos cliques, seja para alimentar a planilha quanto para buscar informações, enquanto esse tempo gasto poderia ser  investido em outras funções;
• Controles via planilha podem ocasionar informações perdidas, que comprometem o andamento e crescimento da empresa.

Sistema ERP

• Mantém as informações centralizadas, contando com manutenção e backup automáticos, evitando preocupações com a atualização manual dos dados;
• Melhora a rotina e torna os processos mais fáceis, além de garantir as mesmas informações para todos os setores do negócio;
• Atualiza os estoques em tempo real em todos os canais de vendas, sejam virtuais e/ou físicos de forma automatizada;
• A integração entre plataformas e setores reduz o tempo de dedicação manual nas atividades e inclusive o  custo operacional pela não necessidade de haver diversas pessoas atuando em um mesmo processo.

Para o crescimento do seu negócio a melhor pedida é um ERP!

Entre a boa e velha planilha ou um sistema ERP, a segunda opção contribui significativamente para otimizar processos do seu negócio, economizar tempo e padronizar as operações.

Esses aspectos são relevantes para seu negócio crescer, melhorar o faturamento e ter maior lucratividade para que os colaboradores entreguem seus dados de forma fluida, agradável e que o vendedor melhore cada vez mais o seu desempenho.

Ou seja, a planilha acaba mais suscetível a erros e também perde frente aos benefícios que somente um ERP proporciona ao seu negócio e que devem ser avaliados para quem busca crescer. 

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Esse guest post foi escrito por Bling, ERP que ajuda a fazer a gestão e controle do seu negócio e cabe no seu sonho!